Créer un nouveau système d'information et le faire adopter : mission réussie pour l’équipe SAP !

Suite à un audit, Mazars en France est missionné par un grand groupe afin de réaliser des travaux de vérification des flux d’informations opérationnelles et leur traduction en comptabilité au sein de sa filiale, notre client.

Le challenge est double : définir un nouveau Système d’Information et faire adopter ce changement en interne.

Ce projet a nécessité la participation d'experts dans des métiers variés, ainsi que leur bonne coordination. Une dizaine de Mazariens et Mazariennes se sont mobilisées pour faire de ce projet une réussite.

Une mission challengeante dans un contexte post-audit

Le client fait partie d’un grand groupe spécialisé dans la vente de solutions marketing digitales et de prestations publicitaires. Cette société a vu son activité fortement progresser en un temps très court.

À la suite de l’audit de la filiale réalisé par des commissaires aux comptes, diverses interrogations ont été identifiées sur certains postes comptables.

« Nous nous engagions sur un terrain glissant car le contexte de l’audit n’est pas toujours facile mais il est aussi très challengeant car il s’agit d’identifier les dysfonctionnements de l’organisation de la société. » indique Heyfa Limam, Senior Manager.

La mission était donc de conduire les travaux d’accompagnement et d’analyse qui ont pour principaux thèmes :

La revue du fonctionnement des opérations au cours de chaque exercice ;
La description du fonctionnement des différents systèmes informatiques utilisés par la société.

Première étape : compréhension générale du mode opératoire et cadrage de l’intervention

L’équipe SAP Advisory a commencé par réaliser une cartographie des systèmes informatiques, des flux d’informations opérationnels, des éventuels ruptures de flux et dysfonctionnements qui ont pu contribuer à dégrader la qualité de l’information.

« Nous avons procédé à de nombreuses interviews avec les collaborateurs de la société pour que chacun exprime ses besoins et pain points. Après un travail d’investigation pour obtenir les informations nécessaires, nous avons réussi à reconstituer le Système d’Information existant » précise Jérôme Huber, Associé.

Résultat : une gouvernance sur les sujets IT a pu être mise en place, à savoir :

L’identification des applications et interfaces du SI ;
Le contrôle de l’intégration des flux entrants dans SAP;
La revue des processus de gestion des accès dans SAP et dans les applications amont.

Deuxième étape : diagnostic du Système d’Information et relation client

Le rôle de l’équipe SAP Advisory a été d’apporter une véritable plus-value à l’entreprise, en proposant des solutions aux problèmes identifiés. Objectif : améliorer le fonctionnement du Système d'Information.

« C’est là que ma casquette de consultante prend tout son sens. C’est d’ailleurs ce que je préfère dans mon métier : conseiller, accompagner mes clients et avoir parfois cette prise de recul que le client, concentré sur l’opérationnel, ne peut pas toujours avoir » ajoute Heyfa.

L’équipe SAP Advisory a donc proposé des axes d’amélioration pour le paramétrage des outils afin de les sécuriser et l’automatisation des interfaces entre les différents systèmes comme par exemple :

La sécurisation de l’outil SalesForce (revue des process et ajout de contrôles, revue des droits et habilitations, etc.) ;
La revue des interfaces entre SalesForce et SAP (Facturation, référentiels (clients, catalogue de produits)) ;
La revue des droits et des habilitations.

Un accompagnement au changement nécessaire

Au-delà de leur expertise technique, les consultants de Mazars en France doivent aussi gérer la dimension humaine d’une mission.

Dans un climat post-audit, l’équipe SAP Advisory a donc fait face à un défi de taille : convaincre les collaborateurs de la société de la nécessité du changement, gagner leur confiance et les fédérer autour de ce projet.
« On devait être discrets mais parler à tout le monde. On devait être fermes pour avoir la bonne information mais aussi souples pour ne pas heurter les sensibilités des interlocuteurs. » se rappelle Smail El Baz, Manager.
La mission a été un succès car elle a permis d’embarquer toutes les équipes du client et réaliser ce nouveau SI. Au-delà de cette mission, Mazars continue d’accompagner ce client sur d’autres volets complémentaires.

Ce projet m’a permis de comprendre que la compétence technique seule n’est pas suffisante dans notre métier, le côté gestion de l’humain est très important.

Heyfa LIMAMSenior Manager SAP Advisory

SAP Advisory : une équipe experte pluridisciplinaire

Il n’y a pas de mystère, pour réussir une mission de cette envergure, le casting de l’équipe est clé.

Experts SAP Finance et GRC, data analysts, avocats, juriste sociale…et même les associés : 3 Mazariens ont pris part à ce projet.
L’objectif ? Parler le même langage que les divers interlocuteurs et adresser tous les sujets couvrant un large spectre de compétences.

Notre équipe SAP Finance et GRC, a notamment apporté son expertise technique sur l’outil principal de leur Système d’Information, rassurant ainsi le client.

« Au fil des ateliers, on voyait que notre pertinence les convainquait. Notre méthode qui consistait à les embarquer avec nous à chaque phase du projet a fait ses preuves et on a pu avoir leur confiance, aussi bien sur le plan technique que humain. » ajoute Jérôme Huber, Associé.